Effektive Meetings: Erfolgreiche Kommunikation

Mache dir vor dem Meeting ausreichend Gedanken über die Inhaltspunkte, die im Termin unbedingt besprochen werden müssen. Halte diese Punkte in einer Agenda fest. Es muss nicht immer eine klassische Auflistung sein. Achte darauf, dass du die relevantesten Inhaltspunkte vor Augen hast.

Setze Prioritäten in deiner Agenda. Stelle sicher, dass die Teilnehmer:innen verstehen, welche Punkte in der Agenda die höchste Priorität haben.
Teile die Agenda in der Einladung zum Termin. Dadurch können die eingeladenen Teilnehmer:innen nachvollziehen, was in dem Meeting auf sie zukommt und ob sie sich ggf. vorbereiten sollten. Versende deine Einladungen also nicht ohne Text. Nenne in jedem Fall, was das Ziel des Meetings ist und was in dem Termin erreicht werden soll.­

Was musst du beachten in der Rolle als Teilnehmer:in?

Du hast als Teilnehmer:in keine Agenda erhalten oder weißt nicht, was das Ziel des Termins ist? Dann frage direkt bei der organisierenden Person nach!

Viel geredet, aber was war eigentlich wichtig? Hol die Teilnehmer:innen am Ende nochmal mit einer kurzen Zusammenfassung ab. Plane dir hierzu ca. 5 Minuten ein.

Nenne alle Haupterkenntnisse und getroffenen Entscheidungen.

Mache auf offen gebliebene Punkte aufmerksam, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.

Wie geht es nach dem Meeting weiter? Kläre die nächsten Schritte und Deadlines.

Verteile To Dos (falls notwendig). Die Teilnehmer:innen sollen wissen, was deren Aufgabe nach dem Termin ist – niemand soll in der Schwebe sein. Das musst du als Organisator:in nicht alleine entscheiden, besprich das im Plenum.

Was musst du beachten in der Rolle als Teilnehmer:in?

Bist du unsicher über die getroffenen Entscheidungen, die nächsten Schritte oder deine Aufgaben? Frage aktiv nach – du bist vielleicht nicht allein mit dieser Unsicherheit. Auch hier gilt: Es gibt keine dummen Fragen! Falls das Meeting ohne Zusammenfassung endet, ergreife selbst die Initiative und fasse kurz zusammen.

Eine simple Tabelle mit den Spalten „Aufgabe“, „Verantwortlich“, „Deadline“ und „Status” reichen bereits aus, um die Aufgaben sinnvoll zu verteilen.

Prüfe die Dringlichkeit: Überlege, ob die geplanten Themen sofortige Aufmerksamkeit erfordern oder ob sie zu einem späteren Zeitpunkt behandelt werden können. Dringende Angelegenheiten erfordern möglicherweise ein Meeting.

Checke die Kalender der Teilnehmer:innen: Hat der Großteil keine Zeit, oder entscheidende Personen nicht, solltest du den Termin lieber gleich verschieben.

Schätze die Ressourcen und den dazugehörigen Aufwand: Steht 1 Stunde der Zeit der Teilnehmer:innen im Verhältnis zum erwünschten Outcome des Meetings?

Ziehe alternative Kommunikationswege in Erwägung: Themen können bspw. auch in Mails, Chats oder Gruppenchats abgefragt werden. Geht es nur um eine Abstimmung kannst du Tools wie beispielsweise Loop-Komponenten in Microsoft Teams nutzen. 

Was musst du beachten in der Rolle als Teilnehmer:in?

Du wurdest zu einem Meeting eingeladen, dessen Inhalte aus deiner Sicht in einer Mail oder einem anderen Format besprochen werden können? Schreibe dem oder der Organisator:in deine Einwände.

Überlege vor der Festlegung eines Termins sorgfältig, welche Personen unbedingt teilnehmen müssen und welche eher nicht relevant sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Meeting keine unnötige „Zeitverschwendung“ für die Mitarbeiter:innen darstellt.

Idealerweise sollten für die eingeladenen Personen klare Rollen definiert werden. Überlege, wer im Meeting welche Aufgaben übernehmen soll oder wer im Anschluss welche Verantwortlichkeiten übernehmen könnte. Das ermöglicht eine effiziente Struktur und klare Verantwortlichkeiten, die das Meeting produktiv gestalten.

Hole im Nachgang alle ab, die nicht am Meeting teilnehmen konnten und die besprochenen Informationen benötigen, damit alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Das kannst du übernehmen oder im Meeting festlegen, wer diese Aufgabe übernimmt.

Wenn du Zweifel hast, warum du zu einem Termin eingeladen wurdest oder welche Aufgaben dir zukommen, frage am besten den oder die Organisator:in des Meetings. Im Falle von Unklarheiten kannst du das Gespräch suchen und gegebenenfalls das Meeting absagen, wenn du feststellst, dass deine Teilnahme nicht sinnvoll wäre.

Definiere eine:n Moderator:in. Bist du als Organisator:in die moderierende Person oder soll diese Aufgabe ein:e Teilnehmer:in übernehmen? Im Falle von Letzterem, bestimme eine Person und gib ihr rechtzeitig bescheid, damit sie sich vorbereiten kann.

Nutze als Moderator:in verschiedene interaktive Methoden, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten und die aktive Beteiligung der Teilnehmer:innen zu fördern, sowohl bei Präsenz- als auch Online-Meetings. Das kann z.B. durch direkte Ansprache, gezielte Fragestellungen, Gruppenarbeiten, Brainstorming-Sessions, kleine Umfragen oder Diskussionsrunden erfolgen.

Behalte die Zeit immer gut im Auge. Achte darauf, dass du die festgelegte Zeit für das Meeting einhältst. Du solltest pünktlich starten und das Meeting nicht überziehen.

Was musst du beachten in der Rolle als Teilnehmer:in?

Mach mit! Lass den oder die Moderator:in nicht im Regen stehen, sondern beteilige dich aktiv.

Blocke bewusst Zeit in deinem Kalender vor einem geplanten Termin. Diese Pufferzeit dient dazu, dich auf den Termin vorzubereiten und benötigte Unterlagen durchzugehen.

Nutze die Pufferzeit auch für eine mentale Vorbereitung. Visualisiere den Ablauf des Termins, (nutze hierzu im besten Fall deine Agenda von Tipp 1). Identifiziere potenzielle Herausforderungen und denke darüber nach, wie du damit umgehen wirst.

Du kannst in Outlook deinen Kalender bestimmten Personen „freigeben“, sodass diese deine genauen Terminbezeichnungen einsehen können. Hierdurch können deine Kolleg:innen deine Verfügbarkeit leichter überprüfen und Besprechungen entsprechend planen. Mache dazu einen Rechtsklick bei der Kalenderauswahl in Outlook. Wähle im Popup-Menu „Freigabeberechtigungen“ aus. Wähle nun für die gesamte Organisation oder einzelne Personen die Option „Kann Titel und Orte anzeigen“ aus, um deinen Kalender für andere einsehbar zu machen.

Überlege kurz, wie viel Zeit dein Meeting in Anspruch nehmen wird. Findet es täglich für 10 Minuten oder nur 1 mal für zwei Stunden statt? Sobald du weißt, dass ein längeres Meeting mit mehreren Beteiligten notwendig ist, schaue in den Kalendern der Personen nach und verschicke einen geeigneten Termin, an dem möglichst alle teilnehmen können. Je früher der Termin im Kalender steht, umso besser.

Mache dir frühzeitig Gedanken, wie du dein Meeting aufbauen möchtest. Schreibe dir dazu eine Agenda und überlege zu jedem Agendapunkt, wie du ihn umsetzen möchtest. Reicht es deinen Bildschirm zu teilen, soll jemand anderes Notizen während dem Meeting machen, nutzt ihr Conceptboard oder eine geteilte PowerPoint, Excel oder Word-Datei in der ihr gemeinsam während dem Meeting arbeitet?

Meetings machen mehr Spaß, wenn man auf Interaktion setzt. Als Organisator:in kannst du vorab coole Methoden recherchieren, wie man die Teilnehmer:innen miteinander zu eurem Thema ins Gespräch bekommt. Es gibt mittlerweile so viele Methoden, die dein Meeting spannender und effektiver machen.

Als Organisator:in / Moderator:in bist du für den roten Faden im Meeting verantwortlich. Plane nicht nur den inhaltlichen Mittelteil, sondern bedenke auch den Rahmen, Zeit für Smalltalk und lustige Einstiegsfragen zu Beginn des Meetings, sowie Zeit zur Verteilung der Aufgaben am Ende ein. Diese menschlichen Interaktionen machen die Meetings aus und sollten nicht zu kurz kommen.

Was musst du beachten in der Rolle als Teilnehmer:in?

Vor allem in wiederkehrenden Meetings: Überlege dir, wie effizient, interaktiv und zielführend du persönlich das durchgeführte Format findest und zögere nicht, der organisierenden Person einen anderen Modus oder eine andere Methode vorzuschlagen bzw. rege eine kurze konstruktive Diskussion im Team darüber an.

Bei großen Meetings hilft es einen Sequenzplan zu schreiben. Dort hältst du genau die Uhrzeiten und Dauer für einen Agendapunkt, inhaltliche Details und deren methodische Umsetzung im Meeting, verantwortliche Referent:innen, sowie benötigte Materialien (Beamer, Flipchart, Conceptboard, etc.) fest.

Es spart Zeit und Nerven bei der Terminzeitensuche, wenn unsere Outlook-Kalender korrekt gepflegt sind und andere sehen können, wann Personen beschäftigt sind und wann sie Zeit haben.

Wähle je nach Art des Termins aus, ob du zu diesem Termin „gebucht“, „abwesend“, „an anderem Ort tätig“ oder „frei“ bist. Achte darauf, dass in Outlook mehrtägige Termine standardmäßig als „frei“ kennzeichnet werden und du ggf. noch einmal anpassen musst.

Kennzeichne Termine nur als „frei“, wenn du diese nur als Erinnerung im Kalender stehen hast, aber nicht daran teilnehmen wirst (z.B. Geburtstage, Weiterbildungen, Jubiläen deiner Kolleg:innen)

Solltest du Teilzeit arbeiten, achte darauf, dass du deine Arbeitszeiten in Outlook korrekt hinterlegst oder deine Zeiten, in denen du nicht arbeitest, als abwesend markierst. Hierfür kannst du Serientermine verwenden.

Was musst du beachten in der Rolle als Terminsuchende:r?

Sollte dir bei der Terminzeitensuche auffallen, dass Kalender anderer nicht korrekt gepflegt sind, weise die Personen darauf hin, vor allem, wenn Abwesenheiten nicht als solche im Kalender stehen, sondern versehentlich als „frei“ gekennzeichnet sind. Wenn die Kalender der geplanten Teilnehmer:innen zu voll sind und du keine Lücke findest, frage persönlich und gezielt nach, ob und wo sich euer Termin realisieren lässt. Hilfreich ist hier, wenn du bereits ein paar Vorschläge mitbringst.

Du kannst in Outlook zwischen 4 Abwesenheitsarten wählen: 

• Frei: z.B. für Jubiläen, Geburtstage, Termine ohne deine Teilnahme

• Gebucht: z.B. für Meetings, Workshops, Kundentermine

• An anderem Ort tätig: z.B. für mobiles Arbeiten/ HomeOffice – du kannst in dieser Zeit dennoch Termine annehmen

• Abwesend: z.B. für Urlaub, Arzttermine, Dienstreisen

Glaube uns: die Teilnehmer:innen werden merken, ob du auf deinen Termin gut vorbereitet bist. Meetings sind wesentlich effizienter, wenn Ziel und Vorgehen klar sind und wenn Personen auch inhaltlich vorbereitet sind.

Genauso kannst du natürlich von deinen Teilnehmer:innen erwarten, dass sie sich gut vorbereiten. Gib ihnen hierzu gern bereits in der Einladung einen Hinweis, wie und womit sie sich auf den Termin vorbereiten können.

Mach dir auch Gedanken, mit welchen Materialien oder welcher Technik du den Termin durchführen möchtest. Brauchst du einen großen Bildschirm oder reicht dein Notebook? Brauchst du Beamer, Moderationskoffer, andere Unterlagen oder Produkte?

Falls du deinen Termin in einem Besprechungsraum umsetzt, plane genügend Zeit ein, um die Technik oder Pinnwände und Flipcharts vorzubereiten.

Ergebnisse aus Meetings wirken meistens über das Meeting hinaus. Nimm dir nach dem Termin explizit Zeit für die Nachbereitung: Verteile notwendige Unterlagen, versende Folgetermine und überlege dir, wie die geplanten Aufgaben oder nächsten Schritte nachverfolgt werden sollen.

Was musst du beachten in der Rolle als Teilnehmer:in?

Wenn du das Gefühl hast, ein Termin, an dem du teilnimmst, ist nicht gut vorbereitet und wird ineffizient, sprich deine Wahrnehmung offen an und entscheidet in der Gruppe, ob es sinnvoll ist, das Meeting abzubrechen und zu vertragen oder ob es trotz mangelnder Vorbereitung weitergeführt werden soll. Fehlen dir im Nachgang Informationen oder Unterlagen oder werden die Aufgaben nicht transparent nachverfolgt? Auch in diesem Fall hilft ein kurzer Impuls an die organisierende Person – sie wird sich über die Erinnerung freuen.

Kennst du Meetings, die nicht vorbereitet sind und schleppend vor sich hindümpeln? Es sind zwar alle relevanten Personen versammelt, aber es wird nichts entschieden, weil niemand die richtigen Fragen in den Raum stellt? Solche Meetings sind für alle frustrierend und sollten vermieden werden.

Wenn du merkst, dass im Meeting nicht die vorher definierten Ziele erfüllt werden, dann übernehme du die Führung und strukturiere das Meeting für die Anderen.

Leite deine Kolleg:innen durch gezielte Fragen, wie z.B. Was wollen wir erreichen? Wo stehen wir jetzt gerade? Was sind die nächsten Schritte, um unser Ziel zu erlangen? Wer übernimmt welche Aufgabe? Bis wann wollen wir damit fertig sein? Durch das Meeting.

Schreibe relevante Ergebnisse aus dem Meeting an einem für alle zugänglichen Ort, wie OneNote, einer geteilten Datei oder Conceptboard mit, sodass sie für alle ersichtlich sind.

Teile deinen Bildschirm und mache für alle Teilnehmer:innen sichtbar an welcher Stelle ihr gerade arbeitet. Beschreibe auch auf der Sprachebene, was gerade im Meeting vor sich geht.

Wenn du merkst, dass ein Meeting schleppend vorangeht, dann trage du durch anregende Fragen und motivierte Antworten bei, dass das Meeting wieder Schwung erlangt. Warte nicht darauf, dass andere das schon retten. Mache selbst den ersten Schritt.