Anfang Februar war es wieder soweit – die spoga horse 2023 in Köln stand an. Die Messe, bei der sich alles rund um das Thema Reiter:in und Pferd dreht, ist für uns natürlich eines der Highlights in unserem Reitsport-Kalender. Es bietet die perfekte Kulisse, um Endkund:innen die Produktwelt von uvex equestrian vorzustellen und uns mit unseren Außendienstkolleg:innen, Partner:innen aus der ganzen Welt und unseren Brand Ambassadors auszutauschen. Aber wie läuft so eine Messe eigentlich hinter den Kulissen ab? Welche Vorbereitungen müssen getroffen werden, welche Aufgaben fallen vor Ort an und wie unterscheidet sich die Arbeit innerhalb der einzelnen Abteilungen? All das verraten euch unsere Mitarbeiter:innen Daniela, Tony und Domi aus dem uvex sports Marketingteam.
Team Messe & Event
Obwohl die Messe erst am 04. Februar startete, ging die Arbeit für unseren Messe & Event Manager uvex sports Dominik Markmann schon viel früher los. Denn bereits weit vor Messebeginn müssen viele Punkte organisiert und geklärt werden. Wie soll der Messestand aussehen? Welche Produkte sollen auf der Messe gezeigt werden? Und worauf soll der Fokus liegen?
Auf nach Köln
Am 01. Februar ging es dann für unseren Azubi Tobi und mich in einem vollgepackten Sprinter für die Messe und das zuvor stattfindende Sales Meeting der Reitsportkolleg:innen los nach Köln. Der Aufbau der Produkte am Tag vor dem Messestart zog sich nochmal richtig in die Länge. Denn das Ziel ist es, dem Vertrieb einen perfekten Messestand zu übergeben. Aber Teamwork makes the dream work! Die Zusammenarbeit bei uns im Team ist einfach super. Es hat immer alles funktioniert, auch wenn das für meine Kollegin Daniela und mich der erste eigene organisierte Messeauftritt für uvex war. Aber das finale Ergebnis konnte sich mehr als sehen lassen! “
Team Brand Marketing
Auch für unsere Brand Marketing Managerin Daniela Probst ging die Arbeit schon weit vor Messebeginn los. Zu ihren Aufgaben gehört neben der Präsentation der Marketingkampagnen beim internen „Sales-Meeting“ unter anderem die Mitarbeit an der Messestand-Planung, die Organisation des Auftritts von uvex bei der spoga Fashion-Show „Fashion Walk“ und die Kommunikation vor Ort mit Werbepartner:innen, Brand Ambassadors und der Presse.
Die spoga horse als Highlight im Reitsport-Kalender
“Die spoga horse und das vorgelagerte Sales-Meeting sind definitiv große Highlights in meinem Reitsport-Kalender, in die jede Menge Arbeit und Herzblut fließen – über Wochen hinweg. In der Regel sind wir, das Marketingteam, ab August/September mit der Organisation beschäftigt. Als Brand Marketing Managerin für die Kategorie Reitsport fließen bei mir viele Themen zusammen, beispielsweise die Organisation von Shootings, um den Messestand ansprechend zu gestalten, die Ausarbeitung neuer Kampagnen, die vor Ort sichtbar werden sollen und das Versenden von Einladungen, um mit möglichst vielen Kontakten ins Gespräch zu kommen. Die Umsetzung ist natürlich Teamwork, mit Kolleg:innen aus dem Marketing, Produktmanagement und Vertrieb aber auch externen Partner:innen! Für die tolle Zusammenarbeit bin ich sehr dankbar, nur so ist es möglich einen 1A Messeauftritt auf der spoga horse zu realisieren. Dahinter steckt für jede:n aus dem uvex Team jede Menge Arbeit und zu sehen, wie die Ergebnisse nach mühevoller Arbeit vor Ort sichtbar werden, macht mich sehr glücklich!
Das große uvex Sales-Meeting als Startschuss vor der spoga
Am Tag vor dem offiziellen Start der spoga fand unser großes uvex Sales-Meeting statt, zu dem alle Außendienstkolleg:innen DACH und Partner:innen aus der ganzen Welt (z.B. Frankreich, Niederlande, USA) eingeladen werden.
Mein Fokus liegt beim Sales-Meeting vor allem auf der Präsentation der Marketingkampagnen 2023. Was ist wann geplant, wie unterstützen wir – das komplette Marketingteam – den Sell-In der Kolleg:innen/Partner:innen und wie sieht am Ende die B2C-Kommunikation aus. Außerdem stelle ich den Messestand und das Konzept vor, damit alle abgeholt werden und wissen, was sie vor Ort erwartet. Nach dem Sales-Meeting geht es noch zur Messe, um die Aufbauarbeiten mit unserem Event-Manager Domi zu checken. Mit dabei ist natürlich immer unser Head of Marketing Anke, die alle unsere Aktivitäten von Anfang an begleitet.
Die spoga Fashion-Show “Fashion Walk”
Ein Highlight auf der Messe war in diesem Jahr die spoga horse Fashion Show. Hier wurden ausgewählte uvex Produkte erstmals nicht nur auf dem Messestand, sondern auch auf dem Laufsteg präsentiert. Solche Möglichkeiten ausfindig zu machen und zu bewerten ist beispielsweise auch Teil meines Jobs als Brand Marketing Managerin. Der Auftritt von uvex bei der Show hat einiges an Vorarbeit erfordert. Für die Bekleidung und Schuhe habe ich Gespräche mit Partner:innen geführt und gemeinsam mit ihnen Outfits geplant und für die Models organisiert. Beim letzten Fitting vor Messebeginn gilt es dann, die Looks am Model final zu checken. Sitzt alles, sind unsere Helme richtig eingestellt, passen die Reithandschuhe und vieles Weiteres.
Vorbereitung ist das A&O
“Während für viele unserer Kolleg:innen die heiße Phase mit Messebeginn startet, mussten meine Kollegin Daniela (Brand Marketing Managerin) und ich schon lange vorher mit der Arbeit beginnen. Denn so ein Messestand gestaltet sich schließlich nicht von allein! In enger Abstimmung mit unserem Messebauer und unserer Agentur haben wir also im Vorfeld den Stand entworfen, die Grafiken für die Messewände designed und Themenschwerpunkte festgelegt. Denn dieses Jahr wollten wir unbedingt einen Fokus auf die Top-Themen „Made in Germany“ & „Protecting Planet“ setzen und unsere Top Athleten zeigen. Das muss natürlich alles bis ins kleinste Detail vorbereitet werden. Neben der reinen Standplanung ist es dann ebenso wichtig, festzulegen, welche Produkte auf der Messe gezeigt werden. Dazu stimmen wir uns schon Monate vorher intensiv mit den Vertriebskolleg:innen aus dem Reitsport ab.
Die Planung eines Messeauftritts ist sehr komplex
Doch das ist noch nicht alles, denn als Messe- & Eventmanager fallen auch organisatorische Vorbereitungen wie z.B. die Buchung von Hotelzimmern für die Mitarbeiter:innen in meinen Aufgabenbereich. Insgesamt kann man sagen, dass ich mich von Hotelbuchungen über die Kommunikation mit dem Messebauer und der Koelnmesse bis hin zur internen Kommunikation mit den verschiedensten Abteilungen um alles kümmere. Somit umfasst die Planung eines Messeauftritts schon einige Punkte.
Ein typischer Messetag
Am Samstag ging dann die eigentliche Messe los. Eine Stunde vor der offiziellen Eröffnung haben wir uns mit den Kolleg:innen, die am Stand arbeiten, getroffen, um uns gemeinsam auf die Messe einzustimmen. Mein Messetag ist immer sehr durchgetaktet, da ich im Vorfeld viele Termine mit Partner:innen vereinbare. Die spoga ist für mich, ähnlich wie das Sales-Meeting, eine super Gelegenheit viele Partner:innen an einem Ort zu treffen, das gibt es sonst selten.
Typische Termine für mich als Brand Marketing Managerin sind Termine mit Werbepartner:innen, Brand Ambassadors und der Presse. Wir sprechen dann meist über Möglichkeiten in diesem Jahr zusammenzuarbeiten. Entweder ganz neu oder vertieft und man bespricht den Verlauf des Jahres, die neuen Produkte und Themen. Zwischendurch ging es für mich dann noch zur Preisverleihung spoga horse TOP INNOVATIONS. Denn der neue uvex vida planet Reithandschuh zählt in diesem Jahr zu den TOP 30 INNOVATIONS!
Am Abend gab es dann noch ein Get-Together bei unserem zweiten Side-Event, für das ich im Vorfeld eine Partnerschaft organisiert habe – den CREATOR DAYS. Dabei handelt es sich um einen innovativen Kongress, bei dem Influencer:innen, Marken und Professionals der Branche zusammenkommen. Auch das ist wieder eine super Gelegenheit, alte Kontakte zu pflegen und mit neuen Influencer:innen, interessanten Brands und Professionals ins Gespräch zu kommen.”
Team Social Media uvex sports
Unsere Social Media Managerin uvex sports Antonia Turdi ist vor und nach der Messe für die Berichterstattung auf den Social Media Kanälen von uvex equestrian zuständig. Sie zeigt vor der Messe Eindrücke vom letzten Jahr und berichtet dann live von der Messe. Alles, um die Community bestmöglich mitzunehmen.
Virtuelle Eventbegleitung für die uvex equestrian Kanäle
“Welchen Part ich als Social Media Managerin bei der Messe übernehme? Ich lasse unsere Community virtuell an der Messe teilhaben. Das beginnt schon im Voraus, indem ich die Messe mit Content aus dem vergangenen Jahr anteasere und während der Messe selbst, indem ich in der uvex equestrian Story verschiedene Eindrücke des Tages zeige. Dafür bin ich konstant auf dem Messegelände unterwegs, halte mit meinem Handy Videos und Fotos vom Messestand, den Influencer:innen, Athlet:innen oder dem Fashion Walk fest und poste die Inhalte parallel und an den Folgetagen der Messe in der uvex equestrian Instagram Story. Dabei entsteht so viel Content, dass wir diesen auch nach der Messe noch als Rückblick teilen können. Zusätzlich hatten wir noch ein externes Content Creator Team mit Kameramann und Assistentin dabei, die ich zusammen mit meiner Kollegin Daniela gebrieft habe. Ich habe sie dann an den Tagen begleitet, damit sie wissen, wann die richtigen Momente und wer die Personen sind, um sie für das Recap Video aufzunehmen. Parallel hat das Creator Team noch fünf kurze Interviews gedreht, die wir im Nachgang auf unseren Social Media Kanälen posten werden.
Natürlich lernt man auch sehr viele verschiedene Leute auf so einer Messe kennen. Und es bietet uns die perfekt Gelegenheit, uns mit unseren uvex equestrian Influencerinnen oder Athletinnen, wie Anja Federwisch, Juliane Barth, Lisa Röckener, Annica Hansen, Anna Siemer oder Jette De Jong am Messestand auszutauschen. So können wir ihnen persönlich neue Produkte zeigen und direkt in den Austausch für anstehende Projekte gehen. Auch die parallel laufenden Creator Days waren sehr interessant für mich. Hier konnte ich nette Gespräche führen und an vielen interessanten Vorträgen zum Thema Influencer & Creator in der Reitsportbranche teilnehmen. Besonders spannend fand ich beispielsweise den Vortrag „Ob Athlet:innen die besseren Influencer:innen sind“.
Und natürlich war es auch schön, sich außerhalb des Daily Business mit den Kolleg:innen auszutauschen und bei gemeinsamen Abendessen den Messetag ausklingen zu lassen. Ganz klar – die Messe war für alle ein voller Erfolg!"
